A cél a projekteken keresztül az üzleti sikeresség feltételeinek, a projekt és operatív működés összhangjának megteremtése a következőképpen:
A felmérés azt célozza meg, hogy áttekintést nyerjünk az adott szervezet projektiroda és portfóliómenedzsment érettsége tekintetében. Ehhez építünk piaci tapasztalatainkra és piaci benchmarkokra. A felmérés után egy adott szervezet el tudja dönteni, hogy szeretné-e továbbfejleszteni az adott területet és milyen szintig. Meghatározható az ezzel kapcsolatos stratégia és feladatok. Ahhoz, hogy a projektiroda szerepét jól definiálhassuk pontosan látni kell a projektek szerepét a cég irányításában, az irányítási, tervezési, kontroll funkciókat. Ez interjúk és a szabályozás, illetve a gyakorlat áttekintésével történik.
A PMO általános feladatköreit az alábbi táblázat tartalmazza. A felmérés és a helyi viszonyok, elvárások alapján kerülnek kialakításra a konkrét tevékenységi körök, az őket leíró folyamatok és támogató módszertanok.
Portfólió menedzsment | PM támogatás | Képzés, kultúra fejlesztés | Admin/HR | Dokumentálás |
Portfólió információk, döntés előkészítés, elemzés | Kockázatelemzés | PM módszertan, folyamatok | Projekt elszámolása | Információs portál, web eszközök |
Tervezés, előrejelzés, stratégia célok követése | Audit | PM eszközök, templétek, szabályzatok | Erőforrás toborzás | PM/PPM szoftver menedzsment |
Riportolás és életciklus menedzsment | Projektek támogatása | Minősítések | Adatgyűjtés, információ megosztás | Tudásmenedzsment |
Priorizálási technikák | Mentorálás, soft skill fejlesztés | Karrierút tervezés | Szerződés menedzsment | Projekt dokumentum könyvtár |
Erőforrás menedzsment | Help desk | Tanulságok, jó gyakorlatok | KPI-k, bónuszok | |
Változás kezelése |
Fontosnak tartjuk kiemelni a PMO funkciók közül a portfólió kezelést, ahol a PMO a portfolióról és a projektek sorsáról döntő fórumok előkészítőjeként működik. A legjobb portfólió kialakításában a projektiroda szerepében kulcs és kezdeményező szerepet játszik. Az ütemezett, informált, átlátható, világos döntésekre épülő portfóliókezelés a vállalat hatékonyságának fontos tényezője, így tehető világossá a projektiroda szerepe és felelősségének világos elhatárolása más szervezeti egységektől. Ezen feladatkör ellátásához szükség van:
A szervezet felállításához kulcsfontosságú az alábbi elemek kidolgozása:
A PMO működés támogatásának kulcselemei:
A kézikönyv a már kialakított folyamatokat és szervezeti kereteket foglalja működési dokumentumba az alábbiak szerint: