Projektmenedzsment-szervezet fejlesztés

Projektiroda kialakítása és fejlesztése

A szervezetek sikeres projektjeinek és projektsikereinek feltétele – túl a jó projektmenedzsereken és projekt módszertanokon – a projektek életciklusát figyelembe véve a megfelelő projektek kiválasztását, a jól előkészített indítását, a folyamatos nyomon követését, és az időben, határozottan meghozott vezetői döntéseket jelenti. Ezeket a feladatokat a projektiroda és portfólió kezelés folyamatai keretében oldhatjuk meg sikeresen és gyakorlatunk alapján ezek kialakításához, működtetéséhez tudunk tanácsadást, megoldást nyújtani.

A cél a projekteken keresztül az üzleti sikeresség feltételeinek, a projekt és operatív működés összhangjának megteremtése a következőképpen:

valóban azok a projektek fussanak, amelyek üzletileg a legfontosabbak
akkor valósuljanak meg a projektek, amikor időben, stratégiában a legaktuálisabbak
az erőforrásokat a megfelelő célokra használjuk, koncentráljuk
nyomon követhetőséget, az időbeni és célzott eszkalációkat biztosítani lehessen
áttekinthető riportok, világos szabályok és kommunikáció működjenek
a projekt összehasonlíthatósága azonos elvű kockázatelemzésén és minőségbiztosításon keresztül megvalósuljon

Felmérés

A felmérés azt célozza meg, hogy áttekintést nyerjünk az adott szervezet projektiroda és portfóliómenedzsment érettsége tekintetében. Ehhez építünk piaci tapasztalatainkra és piaci benchmarkokra. A felmérés után egy adott szervezet el tudja dönteni, hogy szeretné-e továbbfejleszteni az adott területet és milyen szintig. Meghatározható az ezzel kapcsolatos stratégia és feladatok. Ahhoz, hogy a projektiroda szerepét jól definiálhassuk pontosan látni kell a projektek szerepét a cég irányításában, az irányítási, tervezési, kontroll funkciókat. Ez interjúk és a szabályozás, illetve a gyakorlat áttekintésével történik.

Folyamatok/módszertan kialakítása

A PMO általános feladatköreit az alábbi táblázat tartalmazza. A felmérés és a helyi viszonyok, elvárások alapján kerülnek kialakításra a konkrét tevékenységi körök, az őket leíró folyamatok és támogató módszertanok.

Portfólió menedzsment	PM támogatás	Képzés, kultúra fejlesztés	Admin/HR	Dokumentálás
Portfólió információk, döntés előkészítés, elemzés	Kockázatelemzés	PM módszertan, folyamatok	Projekt elszámolása	Információs portál, web eszközök
Tervezés, előrejelzés, stratégia célok követése	Audit	PM eszközök, templétek, szabályzatok	Erőforrás toborzás	PM/PPM szoftver menedzsment
Riportolás és életciklus menedzsment	Projektek támogatása	Minősítések	Adatgyűjtés, információ megosztás	Tudásmenedzsment
Priorizálási technikák	Mentorálás, soft skill fejlesztés	Karrierút tervezés	Szerződés menedzsment	Projekt dokumentum könyvtár
Erőforrás menedzsment	Help desk	Tanulságok, jó gyakorlatok	KPI-k, bónuszok
Változás kezelése

Fontosnak tartjuk kiemelni a PMO funkciók közül a portfólió kezelést, ahol a PMO a portfolióról és a projektek sorsáról döntő fórumok előkészítőjeként működik. A legjobb portfólió kialakításában a projektiroda szerepében kulcs és kezdeményező szerepet játszik. Az ütemezett, informált, átlátható, világos döntésekre épülő portfóliókezelés a vállalat hatékonyságának fontos tényezője, így tehető világossá a projektiroda szerepe és felelősségének világos elhatárolása más szervezeti egységektől. Ezen feladatkör ellátásához szükség van:

a portfólió felügyeleti modell kialakítására (lépések ,gate, stage definiálása)
a portfólió kezelés eszköztárára: tipizálás, priorizálás, balanszírozás, portfólió kockázat elemzés

PMO, Portfólió menedzsment és PM szervezet felállítása, működés támogatása

A szervezet felállításához kulcsfontosságú az alábbi elemek kidolgozása:

Governance folyamat
- Hogyan építjük be a vállalati folyamatokba,
- Döntési fórumok működési rendje, template-ek,
  - A BAU döntéshozatallal, éves tervezéssel való harmonizáció,
  - Demand Management, BA, kontrolling, üzemeltetés szerepe
Erőforrás gazdálkodás (erőforrás típusok, szűk keresztmetszetek, tervezés, allokálás, visszamérés)
PMO működés
- Milyen folyamatokkal és erőforrásokkal szolgálja ki az előző kettőt (priorizálás, anyaggyűjtés, validálás, meeting szervezés, template-ek, portfólió riportok, szerepek, felelősség)
PMO csapat kialakítás (emberek felvétele, tréning)
Evangelizáció, kommunikáció
Visszamérési rendszer (projekt KPI, portfólió, erőforrás)

A PMO működés támogatásának kulcselemei:

Emberek
- Tréningek
- Coaching
- PM és PMO közvetítés és támogatás

Projektek
- Problémás projektek módszertana
- Projekt minőség biztosítás
- Projekt audit

Portfólió
- Stratégia alignment vizsgálat (risk)
- Erőforrás és visszamérés
- Demand Management

PM és Portfólió menedzsment kézikönyek kialakítása

A kézikönyv a már kialakított folyamatokat és szervezeti kereteket foglalja működési dokumentumba az alábbiak szerint:

Döntési fórumok, ezek működése
A döntés előkészítéshez lépések, anyagok
Döntési folyamat reguláris kommunikációja
A portfólió tervezés és az éves tervezés összehangolására
A működéshez szükséges fogalmak, módszerek összefoglalása
Projekt típusok
Projekt priorizálása, balanszírozás
Erőforrás tervezés és a portfólió balanszírozás
Portfólió szintű kockázat feltárás
Portfólió riportok, elemzések