Projektiroda kialakítása

Projektiroda kialakítása és fejlesztése
A szervezetek sikeres projektjeinek és projektsikereinek feltétele – túl a jó projektmenedzsereken és projekt módszertanokon – figyelem a projektek életciklusára beleértve a megfelelő projektek kiválasztását, a jól előkészített indítását, a folyamatos nyomon követését, és az időben, határozottan meghozott vezetői döntéseket. Ezeket a feladatokat a projektiroda és portfólió kezelés folyamatai keretében oldhatjuk meg sikeresen és gyakorlatunk alapján ezek kialakításához, működtetéséhez tudunk tanácsadást, megoldást nyújtani.
A cél a projekteken keresztül az üzleti sikeresség feltételeinek, a projekt és operatív működés összhangjának megteremtése a következőképpen:

  • valóban azok a projektek fussanak, amelyek üzletileg a legfontosabbak
  • akkor valósuljanak meg a projektek, amikor időben, stratégiában a legaktuálisabbak
  • az erőforrásokat a megfelelő célokra használjuk, koncentráljuk
  • nyomon követhetőséget, az időbeni és célzott eszkalációkat biztosítani lehessen
  • áttekinthető riportok, világos szabályok és kommunikáció működjenek
  • a projekt összehasonlíthatósága azonos elvű kockázatelemzésén és minőségbiztosításon keresztül megvalósuljon
Felmérés

A felmérés azt célozza meg, hogy áttekintést nyerjünk az adott szervezet projektiroda és portfóliómenedzsment érettsége tekintetében.  Ehhez építünk piaci tapasztalatainkra és piaci benchmarkokra. A felmérés után egy adott szervezet el tudja dönteni, hogy szeretné-e továbbfejleszteni az adott területet és milyen szintig. Meghatározható az ezzel kapcsolatos stratégia és feladatok. Ahhoz, hogy a projektiroda szerepét jól definiálhassuk pontosan látni kell a projektek szerepét a cég irányításában, az irányítási, tervezési, kontroll funkciókat. Ez interjúk és a szabályozás, illetve a gyakorlat áttekintésével történik.

Folyamatok/módszertan kialakítása

A PMO általános feladatköreit az alábbi táblázat tartalmazza. A felmérés és a helyi viszonyok, elvárások alapján kerülnek kialakításra a konkrét tevékenységi körök, az őket leíró folyamatok és támogató módszertanok.

Portfólió menedzsment PM támogatás Képzés, kultúra fejlesztés Admin/HR Dokumentálás
Portfólió információk, döntés előkészítés, elemzés Kockázat elemzés PM módszertan, folyamatok Projekt elszámolása Információs portál, web eszközök
Tervezés, előrejelzés, stratégia célok követése Audit PM eszközök, templétek, szabályzatok Erőforrás toborzás PM/PPM szoftver menedzsment
Riportolás és életciklus menedzsment Projektek támogatása Minősítések Adatgyűjtés, információ megosztás Tudás menedzsment
Priorizálási technikák Mentorálás, soft skill fejlesztés Karrier út tervezés Szerződés menedzsment Projekt dokumentum könyvtár
Erőforrás menedzsment Help desk Tanulságok, jó gyakorlatok KPI-k, bónuszok
Változás kezelése

Fontosnak tartjuk kiemelni a PMO funkciók közül a portfolió kezelést, ahol is a PMO a portfolióról és a projektek sorsáról döntő fórumok előkészítőjeként működik. A legjobb portfolió kialakításában a projektiroda szerepében kulcs és kezdeményező szerepet játszik. Az ütemezett, informált, átlátható, világos döntésekre épülő portfoliókezelés a vállalat hatékonyságának fontos tényezője, így tehető világossá a projektiroda szerepe és felelősségének világos elhatárolása más szervezeti egységektől. Ezen feladatkör ellátásához szükség van:

  • a portfólió felügyeleti modell kialakítására (lépések ,gate, stage definiálása)
  • a portfolió kezelés eszköztárára: tipizálás, priorizálás, balanszírozás, portfolió kockázat elemzés
PMO, Portfólió menedzsment és PM szervezet felállítása, működés támogatása

A szervezet felállításához kulcsfontosságú az alábbi elemek kidolgozása.

  • governance folyamat
    • hogyan építjük be a vállalati folyamatokba,
    • döntési fórumok működési rendje, template-ek,
      • a BAU döntéshozatallal, éves tervezéssel való harmonizáció,
      • demand management, BA, kontroling, üzemeltetés szerepe
  • erőforrás gazdálkodás (erőforrás típusok, szűk keresztmetszetek, tervezés, allokálás, visszamérés)
  • PMO működés
    • milyen folyamatokkal és erőforrásokkal szolgálja ki az előző kettőt (priorizálás, anyaggyűjtés, validálás, meeting szervezés, template-ek, portfólió riportok, szerepek, felelősség)
  • PMO csapat kialakítás (emberek felvétele, tréning)
  • evangelizáció, kommunikáció
  • visszamérési rendszer (projekt KPI, portfólió, erőforrás)

A PMO működés támogatásának kulcselemei:

  • Emberek
    • Tréningek
    • coaching
    • PM és PMO közvetítés és támogatás
  • Projektek
    • Problémás projektek módszertana
    • Projekt minőség biztosítás
    • Projekt audit
  • Portfólió
    • Stratégia alignment vizsgálat (risk)
    • Erőforrás és visszamérés
    • demand management
PM és Portfólió menedzsment kézikönyek kialakítása

A kézikönyv a már kialakított folyamatokat és szervezeti kereteket foglalja működési dokumentumba az alábbiak szerint:

  • döntési fórumok, ezek működése
  • a döntés előkészítéshez lépések, anyagok
  • döntési folyamat reguláris kommunikációja
  • a portfolió tervezés és az éves tervezés összehangolására
  • a működéshez szükséges fogalmak, módszerek összefoglalása
  • Projekt típusok,
  • projekt priorizálása, balanszírozás,
  • erőforrás tervezés és a portfolió balanszírozás
  • portfolió szintű kockázat feltárás
  • portfólió riportok, elemzések