Valamin változtatni kell
Általában ezzel a jelmondattal indulnak a transzformációs, azaz jelentősebb változást hozó projektek. Előzményük többnyire egy hirtelen jött lehetőség (üzleti potenciál, külső nyomás, vagy egy új technológia megjelenése), mely az Eisenhower-mátrix sürgős-fontos szegletében foglal helyet. Céljuk pedig, hogy növeljék a szervezet teljesítményét, és új képességeket, értéket hozzanak létre, amely meglátszik a szervezet eredményességében.
Ezek a változások rendszerint a felsővezetés kezdeményezésére indulnak, és bár a sürgős és fontos fogalmak gyakran megjelennek az ilyen projektek kapcsán, a túlzott sietség hátrányos is lehet. Például egy új, még kiforratlan és drága techológia esetében is célszerű megvárni, amíg könnyebben megfizethetővé válik. Továbbá pedig az is lényeges, hogy a vállalat lehetőségként élje meg a változást, belső motiváció hajtsa a külső körülmények helyett.
Kockázatok és kihívások
Mint minden változás, a transzformációs projektek is számos kockázatot és kihívást hordoznak magukban, ezért erre a 3 területre kiemelt figyelmet kell fordítani már az elindulás során!
A prioritások tisztázása
Az egyik fő kihívás, amellyel a vállalatoknak szembe kell nézniük az ilyen jellegű projektek során, az a prioritások megfelelő meghatározása és ezek egyértelmű kommunikációja a munkavállalók felé. A projekt gyakran az általános tevékenységek mellett fut, és ennek eredményeként a vállalatok nehézségekkel szembesülnek az erőforrások megfelelő elosztásával. A megfelelő prioritások meghatározása segíthet abban, hogy az átalakítási projektek ne zavarják a vállalat mindennapi működését, és biztosítják, hogy az erőforrásokat a legfontosabb feladatokra fordítsák.
A változásmenedzsment támogatása
Mindenki fél a változástól, főleg ha nagyobb mértékű. A szervezet tagjai félhetnek a pozíciójuk, munkájuk elvesztésétől vagy attól, hogy a feladatkörük jelentősen megváltozik. Az ilyen félelmek jelentősen hátráltatják a projetket, ezért a változásmenedzsment elengedhetetlen a siker érdekében. A megfelelő kommunikáció és a részvétel lehetősége csökkenti az érintett munkavállalók félelmeit.
Komplexitás
A harmadik kihívást a projekt komplexitása jelenti. Az átalakítási projektek számos szakmai szempontot, szervezetet és résztvevőt érinthetnek. Ez a szakmai komplexitás problémákat okozhat a projektek kezelésében, különösen, ha a vállalat nem rendelkezik megfelelő erőforrásokkal és szakértelemmel.
A sikeres transzformációs projekt titka
A kommunikációban rejlik. A projekt kezdetén vagy akár az indulás előtt a menedzsmentnek alaposan meg kell tervezze a kommunikációs stratégiát. Célszerű már a nulladik lépéstől bevonni egy változásmenedzsert, aki időben elkezdni felkészíteni a kollégákat a transzformációra, és menet közben is támogatja őket.
Kulcsfontosságú tényező, hogy az üzeneteket megfelelően és a megfelelő időben kommunikáljuk. Az üzeneteknek világosnak kell lenniük, és át kell adniuk a projekt céljait, előnyeit és az új munkafolyamatokat. A kommunikációs tervet minden csoportra és kollégára személyre szabva kell kidolgozni, figyelembe véve a különböző háttérrel, szakmai tudással és elképzelésekkel rendelkező dolgozókat. A kommunikáció nem csak az első mérföldkőnél, hanem az egész projekt során fontos. Az üzeneteknek világosnak kell lenniük, és lényeges, hogy valóban elérjék az embereket.
A változásmenedzsment másik kulcsfontosságú része a projektek menedzselésének. A változások könnyen aggodalmakat keltenek a dolgozókban a jövőjük miatt, így a projekt menedzsmentjének biztosítania kell a munka folytonosságát és stabilitását. Az új munkafolyamatok és rendszerek bevezetése során fontos, hogy világosak legyenek az elvárások a dolgozók számára, és hogy pontosan tisztázzuk, hogy milyen változásokat hoz a projekt az egyes kollégák életébe.
A változásmenedzsment során szükséges olyan folyamatokat kidolgozni, amelyek biztosítják a dolgozók bevonását, és segítenek az átállásban. Fontos, hogy a projekt menedzsmentje figyeljen az egyéni szükségletekre, és támogassák a dolgozókat a változásokkal kapcsolatban.
Transzformációs szereplők
A transformációs projektek sikere és hatékonysága számos tényezőtől függ, köztük a projektben résztvevő emberek szerepkörétől és feladataitól. Az ilyen jellegű projektek szereplői és szerepkörei változóak lehetnek a projektek jellegétől, az érintett szervezet méretétől és szervezet kultúrájától függően. Azonban általánosságban elmondható, hogy a projekt sikere érdekében a szereplőknek egymással összehangoltan kell dolgozniuk.
Az első és legfontosabb szereplő az ügyfél, aki a transzformációs projekt kezdeményezője és annak céljait is ő határozza meg. Az ügyfél általában a csúcsvezetés része, és elvárja, hogy a projekt sikeres legyen és hozzájáruljon a szervezet céljaihoz.
Szintén kulcsszereplő a projekt szponzora, aki a projektet támogató személy vagy csoport. A szponzor felelős azért, hogy a projektet a szervezet szükségleteihez igazítsa, és biztosítsa a szükséges erőforrásokat a projekt sikeres befejezéséhez. A szponzornak kiemelkedő fontossága van a projekt kezdeti szakaszában, amikor a célkitűzéseket és elvárt eredményeket határozzák meg.
A projektcsapat az a csoport, amely a projektet megvalósítja. A projektmenedzser vezeti a csapatot, felügyeli a projektet és koordinálja a tevékenységeket. A projektmenedzser feladatai közé tartozik a projektterv összeállítása, a határidők betartása és a csapat munkájának felügyelete. A projektcsapat tagjai általában különböző szakértelemmel rendelkező szakemberek, akik szükségesek a projekt megvalósításához, például a fejlesztők, a tervezők, az elemzők és az adatelemzők.
A kommunikációs csapat is központi résztvevő a transzformációs projektben, akik felelősek a kommunikációs stratégia kidolgozásáért és végrehajtásáért, valamint az érintett felek tájékoztatásáért és kapcsolattartásáért. A kommunikációs csapat szerepe, hogy biztosítsa a projekt sikeres befejezéséhez szükséges támogatást és elkötelezettséget, valamint a kommunikáció hatékonyságát az egész szervezetben.
Az alkalmazottak is nélkülözhetetlen szereplők a transzformációs projektben, akiknek szerepe a projekt sikeréhez való hozzájárulásban rejlik. Az alkalmazottaknak meg kell érteniük a projekt céljait és eredményeit, és hajlandónak kell lenniük a változásra és az új munkamódszerekre való áttérésre. Az alkalmazottak részvétele és elkötelezettsége kritikus fontosságú a projekt sikeréhez.
Az influenszerek szerepe is kardinális a transzformációs projektben, akik a szervezeti hierarchia különböző szintjein találhatók, és nagy befolyással bírnak a kollégáikra. Az influenszerek segíthetnek az alkalmazottak meggyőzésében a projekt fontosságáról és előnyeiről, valamint segíthetnek az új munkamódszerek gördülékeny bevezetésében.
A transzformációs projekt struktúrája
Első lépésként tisztázni kell a transzformációs projekt megvalósítása mellett álló okokat, a döntéshozóknak pedig el kell fogadniuk ezeket.
Második lépésben meg kell érteni a projektet, tisztázni kell, hogy honnan hova szeretne eljutni a vállalat.
A harmadik lépés ennek az útnak a lebontásából áll, az üzleti igényeket tartalmazó egyes lépések meghatározásából, melyekből kiindulhatnak az egyes projektek.
A negyedik lépés a projekt kivitelezése, a cég által használt módszertanok alapján.
Ötödik és egyben utolsó lépésként pedig a visszamérést kell kiviteleznünk, azaz a projekt eredményeinek összegzését mind a tangibilis, mind pedig az intangibilis mutatók segítségével.
Az alábbi platformokon érhető el az adás:
Spotify:
Apple Podcast: Kattints ide!
Google Podcast: Kattints ide!
