A sikeres változás titka: Transzformációs projektek és a kulcsfontosságú lépések

Valamin változtatni kell

 

Általában ezzel a jelmondattal indulnak a transzformációs, azaz jelentősebb változást hozó projektek. Előzményük többnyire egy hirtelen jött lehetőség (üzleti potenciál, külső nyomás, vagy egy új technológia megjelenése), mely az Eisenhower-mátrix sürgős-fontos szegletében foglal helyet. Céljuk pedig, hogy növeljék a szervezet teljesítményét, és új képességeket, értéket hozzanak létre, amely meglátszik a szervezet eredményességében.

Ezek a változások rendszerint a felsővezetés kezdeményezésére indulnak, és bár a sürgős és fontos fogalmak gyakran megjelennek az ilyen projektek kapcsán, a túlzott sietség hátrányos is lehet. Például egy új, még kiforratlan és drága techológia esetében is célszerű megvárni, amíg könnyebben megfizethetővé válik. Továbbá pedig az is lényeges, hogy a vállalat lehetőségként élje meg a változást, belső motiváció hajtsa a külső körülmények helyett.

 

Kockázatok és kihívások

 

Mint minden változás, a transzformációs projektek is számos kockázatot és kihívást hordoznak magukban, ezért erre a 3 területre kiemelt figyelmet kell fordítani már az elindulás során!

A prioritások tisztázása

Az egyik fő kihívás, amellyel a vállalatoknak szembe kell nézniük az ilyen jellegű projektek során, az a prioritások megfelelő meghatározása és ezek egyértelmű kommunikációja a munkavállalók felé. A projekt gyakran az általános tevékenységek mellett fut, és ennek eredményeként a vállalatok nehézségekkel szembesülnek az erőforrások megfelelő elosztásával. A megfelelő prioritások meghatározása segíthet abban, hogy az átalakítási projektek ne zavarják a vállalat mindennapi működését, és biztosítják, hogy az erőforrásokat a legfontosabb feladatokra fordítsák.

A változásmenedzsment támogatása

Mindenki fél a változástól, főleg ha nagyobb mértékű. A szervezet tagjai félhetnek a pozíciójuk, munkájuk elvesztésétől vagy attól, hogy a feladatkörük jelentősen megváltozik. Az ilyen félelmek jelentősen hátráltatják a projetket, ezért a változásmenedzsment elengedhetetlen a siker érdekében. A megfelelő kommunikáció és a részvétel lehetősége csökkenti az érintett munkavállalók félelmeit.

Komplexitás

A harmadik kihívást a projekt komplexitása jelenti. Az átalakítási projektek számos szakmai szempontot, szervezetet és résztvevőt érinthetnek. Ez a szakmai komplexitás problémákat okozhat a projektek kezelésében, különösen, ha a vállalat nem rendelkezik megfelelő erőforrásokkal és szakértelemmel.

 

A sikeres transzformációs projekt titka

 

A kommunikációban rejlik. A projekt kezdetén vagy akár az indulás előtt a menedzsmentnek alaposan meg kell tervezze a kommunikációs stratégiát. Célszerű már a nulladik lépéstől bevonni egy változásmenedzsert, aki időben elkezdni felkészíteni a kollégákat a transzformációra, és menet közben is támogatja őket.

Kulcsfontosságú tényező, hogy az üzeneteket megfelelően és a megfelelő időben kommunikáljuk. Az üzeneteknek világosnak kell lenniük, és át kell adniuk a projekt céljait, előnyeit és az új munkafolyamatokat. A kommunikációs tervet minden csoportra és kollégára személyre szabva kell kidolgozni, figyelembe véve a különböző háttérrel, szakmai tudással és elképzelésekkel rendelkező dolgozókat. A kommunikáció nem csak az első mérföldkőnél, hanem az egész projekt során fontos. Az üzeneteknek világosnak kell lenniük, és lényeges, hogy valóban elérjék az embereket.

A változásmenedzsment másik kulcsfontosságú része a projektek menedzselésének. A változások könnyen aggodalmakat keltenek a dolgozókban a jövőjük miatt, így a projekt menedzsmentjének biztosítania kell a munka folytonosságát és stabilitását. Az új munkafolyamatok és rendszerek bevezetése során fontos, hogy világosak legyenek az elvárások a dolgozók számára, és hogy pontosan tisztázzuk, hogy milyen változásokat hoz a projekt az egyes kollégák életébe.

A változásmenedzsment során szükséges olyan folyamatokat kidolgozni, amelyek biztosítják a dolgozók bevonását, és segítenek az átállásban. Fontos, hogy a projekt menedzsmentje figyeljen az egyéni szükségletekre, és támogassák a dolgozókat a változásokkal kapcsolatban.

 

Transzformációs szereplők

 

A transformációs projektek sikere és hatékonysága számos tényezőtől függ, köztük a projektben résztvevő emberek szerepkörétől és feladataitól. Az ilyen jellegű projektek szereplői és szerepkörei változóak lehetnek a projektek jellegétől, az érintett szervezet méretétől és szervezet kultúrájától függően. Azonban általánosságban elmondható, hogy a projekt sikere érdekében a szereplőknek egymással összehangoltan kell dolgozniuk.

Az első és legfontosabb szereplő az ügyfél, aki a transzformációs projekt kezdeményezője és annak céljait is ő határozza meg. Az ügyfél általában a csúcsvezetés része, és elvárja, hogy a projekt sikeres legyen és hozzájáruljon a szervezet céljaihoz.

Szintén kulcsszereplő a projekt szponzora, aki a projektet támogató személy vagy csoport. A szponzor felelős azért, hogy a projektet a szervezet szükségleteihez igazítsa, és biztosítsa a szükséges erőforrásokat a projekt sikeres befejezéséhez. A szponzornak kiemelkedő fontossága van a projekt kezdeti szakaszában, amikor a célkitűzéseket és elvárt eredményeket határozzák meg.

A projektcsapat az a csoport, amely a projektet megvalósítja. A projektmenedzser vezeti a csapatot, felügyeli a projektet és koordinálja a tevékenységeket. A projektmenedzser feladatai közé tartozik a projektterv összeállítása, a határidők betartása és a csapat munkájának felügyelete. A projektcsapat tagjai általában különböző szakértelemmel rendelkező szakemberek, akik szükségesek a projekt megvalósításához, például a fejlesztők, a tervezők, az elemzők és az adatelemzők.

A kommunikációs csapat is központi résztvevő a transzformációs projektben, akik felelősek a kommunikációs stratégia kidolgozásáért és végrehajtásáért, valamint az érintett felek tájékoztatásáért és kapcsolattartásáért. A kommunikációs csapat szerepe, hogy biztosítsa a projekt sikeres befejezéséhez szükséges támogatást és elkötelezettséget, valamint a kommunikáció hatékonyságát az egész szervezetben.

Az alkalmazottak is nélkülözhetetlen szereplők a transzformációs projektben, akiknek szerepe a projekt sikeréhez való hozzájárulásban rejlik. Az alkalmazottaknak meg kell érteniük a projekt céljait és eredményeit, és hajlandónak kell lenniük a változásra és az új munkamódszerekre való áttérésre. Az alkalmazottak részvétele és elkötelezettsége kritikus fontosságú a projekt sikeréhez.

Az influenszerek szerepe is kardinális a transzformációs projektben, akik a szervezeti hierarchia különböző szintjein találhatók, és nagy befolyással bírnak a kollégáikra. Az influenszerek segíthetnek az alkalmazottak meggyőzésében a projekt fontosságáról és előnyeiről, valamint segíthetnek az új munkamódszerek gördülékeny bevezetésében.

 

A transzformációs projekt struktúrája

 

Első lépésként tisztázni kell a transzformációs projekt megvalósítása mellett álló okokat, a döntéshozóknak pedig el kell fogadniuk ezeket.

Második lépésben meg kell érteni a projektet, tisztázni kell, hogy honnan hova szeretne eljutni a vállalat.

A harmadik lépés ennek az útnak a lebontásából áll, az üzleti igényeket tartalmazó egyes lépések meghatározásából, melyekből kiindulhatnak az egyes projektek.

A negyedik lépés a projekt kivitelezése, a cég által használt módszertanok alapján.

Ötödik és egyben utolsó lépésként pedig a visszamérést kell kiviteleznünk, azaz a projekt eredményeinek összegzését mind a tangibilis, mind pedig az intangibilis mutatók segítségével.

 

Az alábbi platformokon érhető el az adás:

Spotify:

Apple Podcast: Kattints ide!

Google Podcast: Kattints ide!

 

PMO Klub Podcast I. epizód

Megérkezett a PMO Klub Podcast első epizódja!! 😍

Professzionális projektmenedzsment nélkül nem lehetséges napjainkban hatékonyan projekteket vezetni és versenyképesnek maradni. A PMO Klub Podcast azért jött létre, hogy támogasson minden olyan projekt menedzsert, vezetőt, akik szeretnék fejleszteni készségeiket, legyen szó bármilyen projekt típusról. Beszélgetéseink során projektmenedzsment, portfólió menedzsment, projekt iroda irányítás kihívásairól és folyamatairól fogunk beszélgetni. Mindezt a legfelkészültebb szakemberekkel kötetlen formában.

A Transzformációs projektekről beszélgettünk Federi Balázzsal Project Portfolio Managerrel. 🎙

Az alábbi platformokon érhető el az adás:

Spotify:

Apple Podcast: Kattints ide!

Google Podcast: Kattints ide!

 

A napokban érkezni fogunk egy az adásról szóló blogcikkel is! 😊

Stay tuned… ✨

#google #project #podcast

 

A vezetés világtrendjei és a projektmenedzsment

A Leadership 2030 című sikerkönyvükben (Georg Vielmetter – Yvonne Sell: Leadership 2030: The Six Megatrends You Need to Understand to Lead Your Company into the Future) a szerzők 2014-ben a világ nagy változásait, és hatásaikat a felsővezetői megközelítésekre veszik számba hat megatrend meghatározásával: globalizáció, környezeti krízis, individualizmus és érték pluralizmus, digitalizáció, technológiai konvergencia és demográfiai változások. Önmagában is érdekes ilyen kitekintéseket megismerni, ezért erre a vezetői trendfordulóra már pár éve felhívtuk a figyelmet, összegyűjtöttük ezen leadership vonulatoknak megfelelő projektmenedzsment kezdeményezéseket és újításokat, azt, hogy milyen válasza van a projektmenedzsment elméletnek és szakmának a lehetséges kihívásokra.

Az aktualitása a témának most az, hogy a PMI 2022-ben végzett kutatása alapján szintén azonosított hat megatrendet, hasonlóan az előző témákban: digitális szétszakadás, klíma krízis, demográfiai irányváltás, gazdasági irányváltás, munkaerőhiány, civil valamint polgárjogi és egyenlőségi mozgalmak fejlődése.
(https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/megatrends/)

Több részletben a következő hónapokban röviden felvázoljuk az eredeti mű megatrendjeit, ennek megjelenését a projektmenedzsmentben, s meghivatkozunk pár talán erre is választ adó, kereső leírást. Ezzel együtt áttekintjük a PMI kutatás által azonosított megatrendeket, amik az elmúlt 3 évben – köszönhetően a COVID-19 világjárvány kitörésének – vagy újonnan jöttek a napvilágra vagy éppen az előzőekben már beazonosított trendeket erősítették meg.

Megatrend: Környezeti krízis

• Klíma változás itt van és megfordíthatatlan
• A kritikus erőforrások kimerülnek
• A fenntartható fejlődés követelménye üzleti kritikussá válik
• A vállalkozások működési modelljébe a környezeti hatások kezelése be kell épüljön

PM szerep változás:

• a szűken vett projekt teljesítmény mutatók egyre fontosabbak a stratégiai szempontok beleértve a fenntarthatósági szempontot is
• fókuszváltás: a fejlesztésről az újrahasznosítás felé (dewealth, rewealth)
• a PM képzésben beépítendő a fenntarthatósági szempont
• érzékenyítés a környezeti hatások figyelembe vételére

Új projektmenedzsment elv, amit érdemes megvizsgálni ebben az összefüggésben, hasznos linkek:

• zöld projektmenedzsment: The GPM Global P5 Standard for Sustainability in Project Management https://greenprojectmanagement.org/
• P5: People, Planet, Profit, Process and Product. https://www.pmi.org/about/press-media/press-releases/strategic-partnership-between-pmi-and-gpm#

A PMI 2022-es kutatás ide vonatkozó megállapításai:

A projektmenedzsereknek figyelembe kell venni munkájuk során

• Az éghajlatváltozással kapcsolatos kockázatok azonosításának és kezelésének fontosságát, mint például a szélsőséges időjárási események, a tengerszint emelkedése, valamint a hőmérséklet- és csapadékmintázatok változásait.
• A fenntarthatóságot és a környezetgazdálkodást. Ez magában foglalja az üvegházhatású gázok kibocsátásának csökkentését, a hulladék minimalizálását és a fenntartható gyakorlatok előmozdítását.
• Integrálniuk kell az üvegházgázok kibocsátási céljait a projekt KPI rendszerébe.
• Be kell építeniük az üvegházgázok kibocsátásának csökkentésére irányuló módszereket a projekt munkamódszerei közé.
• Minden projekt stakeholdert a fentarthatósági célok mellé kell állítani.
• A pénzügyi és szervezeti elkötelezettség megszerzése mellett azonosítani és fejleszteni kell a klíma célok teljesítéséhez szükséges képességeket is.
• Szorosan együtt kell dolgozniuk a fenntarthatóságért felelős vállalati csapattal jó gyakorlatok kialakítása és új irányok kidolgozásába érdekében.

Összességében a „projektmenedzserek haszna, amit nyújtani tudnak a fenntarthatósági erőfeszítésekhez az, hogy a lehető legoptimálisabb módon végzik el ezeket a feladatokat.”

Nishita Baliarsingh, PMI Megatrends 2022 riport

És ha már projektmenedzsment, akkor a projektháromszög módosítva:

 

Továbbá összeszedtünk néhány praktikus megfontolást, amit érdemes a projekt munka és egyébként az élet egyéb területein is figyelembe venni:

• Kapcsold le a lámpákat
• Kapcsold ki a számítógépeket (és a tápegységeket)
• Nyomtass okosan
• Dolgozz papírmenteses
• Ha lehet, újrahasznosított anyagokat használj (bútort, papírt stb.)
• Figyelj arra, mit és hogyan eszel
• Gondold újra utazásaidat
• Gondold át, kell-e ingáznod
• Hozz létre egy egészségesebb irodai környezetet

Forrás: PMI, Global Megatrends 2022

Várjuk kérdéseidet, megjegyzéseidet!

Szalay Imre PMP, Projektmenedzsment tanácsadó, Kovács Kálmán MBA, PMO tanácsadó

A vezetés világtrendjei és a projektmenedzsment